Fluxo de caixa simples: como controlar o dinheiro que entra e sai da empresa
O fluxo de caixa explica por que muitas empresas lucrativas fecham as portas por falta de dinheiro. Parece contraditório, mas acontece o tempo todo: as vendas são boas, o lucro no papel existe, mas o dinheiro das vendas parceladas só cai daqui a meses e as contas vencem hoje. O fluxo de caixa é a ferramenta que mostra isso com antecedência. E, para uma pequena empresa, ele pode ser bem simples.
Lucro e caixa não são a mesma coisa
- Lucro é a diferença entre o que você vendeu e o que gastou para vender, em um período.
- Caixa é o dinheiro que efetivamente está disponível na conta.
Exemplo: você fechou um serviço de R$ 6.000 em outubro, parcelado em seis vezes no cartão. O lucro do serviço é contabilizado na venda, mas o dinheiro entra aos poucos, até abril, se você não antecipar. Enquanto isso, materiais, salários e impostos precisam ser pagos agora.
O que é o fluxo de caixa
É o registro de todas as entradas e saídas de dinheiro, pela data em que acontecem de verdade, e não pela data da venda ou da compra. Ele tem duas partes:
- Realizado: o que já entrou e saiu.
- Projetado: o que vai entrar e sair nas próximas semanas e meses.
A parte projetada é a mais valiosa: ela mostra, com antecedência, os meses em que vai faltar dinheiro.
Montando a planilha em 30 minutos
Crie uma planilha com estas colunas:
| Data | Descrição | Categoria | Entrada | Saída | Saldo | Situação |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/11 | Saldo inicial | R$ 4.000 | Realizado | |||
| 03/11 | Cliente Maria (parcela 2/6) | Vendas | R$ 1.000 | R$ 5.000 | Previsto | |
| 05/11 | Aluguel | Fixo | R$ 1.800 | R$ 3.200 | Previsto | |
| 10/11 | Fornecedor de material | Variável | R$ 1.200 | R$ 2.000 | Previsto | |
| 20/11 | DAS do MEI / impostos | Impostos | R$ 80 | R$ 1.920 | Previsto |
A coluna Saldo é o saldo anterior mais a entrada menos a saída. A coluna Situação separa o que já aconteceu (realizado) do que está previsto. Quando a previsão se confirma, atualize para realizado.
Categorias úteis
- Entradas: vendas à vista, recebimentos de cartão, Pix, boletos recebidos.
- Saídas fixas: aluguel, salários, pró-labore, internet, contador, sistemas.
- Saídas variáveis: materiais, mercadorias, comissões, fretes.
- Impostos.
- Investimentos: equipamentos, reformas.
- Empréstimos: entradas e parcelas.
A regra de ouro: separe pessoa física e empresa
Use uma conta bancária só da empresa. Pague a você mesmo um pró-labore fixo, transferido para a conta pessoal, em vez de usar o dinheiro da empresa para despesas da casa. Sem essa separação, nenhum controle funciona. Veja como organizar as finanças de uma pequena empresa.
A rotina semanal de 20 minutos
- Atualize o realizado comparando com o extrato bancário e com o relatório de recebimentos da maquininha.
- Inclua as novas previsões: vendas fechadas, contas recebidas, parcelas a receber.
- Olhe as próximas 4 a 8 semanas. Algum ponto em que o saldo fica negativo ou muito baixo?
- Decida com antecedência: cobrar um cliente atrasado, negociar um prazo com fornecedor, adiar uma compra, antecipar alguns recebíveis.
Descobrir o buraco com um mês de antecedência dá opções baratas. Descobrir na véspera do vencimento leva ao cheque especial.
Indicadores simples para acompanhar
- Saldo mínimo de segurança: quanto dinheiro você quer ter sempre em conta. Uma referência comum é o equivalente a um ou dois meses de custos fixos, construído aos poucos.
- Prazo médio de recebimento: quanto tempo, em média, o dinheiro das vendas leva para entrar.
- Prazo médio de pagamento: quanto tempo você tem para pagar fornecedores.
Se você recebe em 30 dias e paga em 10, precisa de dinheiro próprio para financiar essa diferença. Ajustar prazos e formas de pagamento, como oferecer desconto no Pix, melhora o caixa. Veja como escolher a maquininha de cartão.
Erros comuns
- Lançar pela data da venda em vez da data do recebimento.
- Esquecer gastos anuais: IPVA, licenças, renovação de domínio e certificado digital, 13º salário. Divida o valor por 12 e reserve todo mês.
- Não incluir as taxas de cartão e antecipação, que reduzem o valor recebido.
- Atualizar só quando sobra tempo. Fluxo de caixa desatualizado é pior que nenhum, porque dá falsa segurança.
Planilha ou sistema?
Uma planilha bem feita atende muito bem empresas pequenas. Quando há muitas transações, várias contas bancárias ou necessidade de conciliação automática, um sistema financeiro passa a valer a pena. Veja planilha ou sistema: quando trocar. E, para formar preços que deixam caixa no fim do mês, use o método de como calcular o preço de um serviço.
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Ver serviços →Perguntas frequentes
Qual a diferença entre fluxo de caixa e DRE?
O fluxo de caixa registra entradas e saídas de dinheiro pela data em que acontecem. A DRE (Demonstração do Resultado) mostra receitas e despesas pela competência, ou seja, pelo período a que se referem, e indica o lucro.
MEI precisa fazer fluxo de caixa?
Não é uma obrigação legal, mas é muito recomendável. Mesmo com poucas transações, o fluxo de caixa mostra se o negócio se sustenta e evita surpresas com contas e impostos.
Com que frequência devo atualizar o fluxo de caixa?
Pelo menos uma vez por semana. Empresas com muitas transações diárias podem atualizar diariamente. O importante é olhar sempre as próximas semanas para antecipar problemas.
Quanto devo ter de reserva de caixa?
Uma referência comum é o equivalente a um a três meses de custos fixos. Para quem está começando, construa essa reserva aos poucos, separando um percentual do que sobra todo mês.